Delegieren

delegieren.

Diverse Informationen (E-Mails, Dokumente, Aufgaben, Nachrichten, Merkzettel) können Sie in der infra-struktur generell für andere sichtbar machen, also veröffentlichen oder unsichtbar machen, also verbergen.

Dieses geschieht generell über das Augensymbol, welches Sie in den Listenansichten, aber auch in den verschiedenen Panels finden. Das Auge ist anklickbar und ist entweder gut sichtbar oder blass und schlecht sichtbar. Und das genau ist die "Eselsbrücke", um sich diese Funktionen zu merken:

Veröffentlichen Sie eine Aktivität, ist das Auge gut, also deutlich sichtbar, so ist auch die Aktivität für andere im System sichtbar und findbar. (Das obere Auge)

Verbergen Sie eine Aktivität, ist das Auge schlecht, schwach sichtbar, so ist auch die Aktivität nur für Sie sichtbar und natürlich die Benutzer, die ggf. ebenfalls die direkte Berechtigung darauf haben. (Das untere Auge)

Das Veröffentlichen ist also eine Möglichkeit, etwas "passiv" sichtbar zu machen, Sie geben anderen Benutzern die Möglichkeit, diese Aktivität in den Modulen zu finden oder diese in den digitalen Akten zu sehen. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Ein aktives "Weitergeben" organisieren Sie über das Delegieren (s.u.)

Bei E-Mails und Dokumenten ist die Sichtbarkeit nach Veröffentlichen noch an eine weitere Ebene geknüpft: Hier muss benutzerspezifisch in der Administration definiert werden, wer die veröffentlichten Mails und Dokumente welcher anderen Benutzer sehen darf. Dazu gibt es im Adminsitrationsbereich extra Berechtigungsmatrizen.

Neben dem "passiven sichtbar machen", gibt es natürlich auch eine Möglichkeit, Informationen gezielt anderen Benutzern hinzulegen, mit einem eigenen roten Status auf dessen Startseite. Dieses geschieht mit dem Deligieren:

Über den grauen Punkt in den Listenansichten, bzw. in den Bearbeitenpanels können Sie durch Anklicken die Personen auswählen, die z.B. auf eine Mail, die Sie bekommen haben, oder eben auf ein Dokument, eine Aufgabe, einen Merkzettel, einen eigenen Bearbeitenstatus in Form eines roten Punktes auf der Startseite bekommen.

Hier können Sie beliebig viele Benutzer auswählen und rechts im Textfeld erläuternde Notizen hinterlegen. Schließen Sie das Delegieren bitte mit dem Speichern (Diskettensymbol oben links) ab.

Nach dem Delegieren ist aus dem grauen Punkt ein blauer Punkt mit einem Pfeil nach oben geworden, bzw. ein blau-weißer, wenn ein Text ins Informationenfeld hinterlegt wurde. Mit Mouse-Over sehen Sie direkt den Status der "Empfänger des Delegierens" und mögliche Antworten im Notizfeld.

Bekommen Sie eine Aktivität delegiert, so haben Sie diese rot auf Ihrer Startseite mit dem blauen delegiert-Punkt und dem Pfeil nach unten für eine "eingehende deligierte Information", sowie dem Kürzel des "Absenders".

Natürlich können Sie Aktivitäten auch "zurück delegieren", dann haben Sie einen Pfeil nach unten und nach oben.

Wichtig beim Delegieren: Egal, wie oft und wie vielen Benutzern Sie eine E-Mail oder eine andere Aktivität delegieren, diese bleibt nur einmal in der Datenbank, wird also nicht, wie beim Weiterleiten oder Versenden per Mail x-fach verfielfältigt. Das spart Speicher und Ressourcen.

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