Standardkonfiguration DMS: Unterschied zwischen den Versionen
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* Unter [[Archivberechtigungen]] bekommt jetzt JEDER Benutzer Archivrecht auf alle Ablagen der anderen Benutzer. | * Unter [[Archivberechtigungen]] bekommt jetzt JEDER Benutzer Archivrecht auf alle Ablagen der anderen Benutzer. | ||
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* Wenn das Dokument mit einem Datensatz verknüpft wird, aktiviert sich automatisch das Archivrecht und jeder andere Benutzer | |||
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* Um das Dokument anderen ausgewählten Benutzern mit eigenem roten Status auf die Welcomeseite zur Bearbeitung zu bringen, kann das Dokument globalisiert werden. | |||
Version vom 25. September 2009, 09:48 Uhr
Häufig wird die Frage gestellt wie man das Dokumentemanagment in infra-struktur am besten administriert und nutzt. Daher hier eine kurze Beschreibung einer Standardkonfiguration und deren Auswirkungen.
Folgende Schritte sind in der Administration zu machen:
- es wird genau EINE globale Ablage angelegt. (Ablage anlegen)
- jeder Benutzer bekommt eine eigene reale(kein Haken bei "virtuelle Ablage") Ablage. Jede dieser persönlichen Ablagen
wird mit der globalen Ablage verknüpft.(Ablage anlegen)
- Unter User zu Ablage bekommt jetzt jeder Benutzer Zugriff aus seine eigene Ablage und auf die globale Ablage.
- Unter Archivberechtigungen bekommt jetzt JEDER Benutzer Archivrecht auf alle Ablagen der anderen Benutzer.
Ergebnis:
- Wenn ein Benutzer ein neues Dokument einstellt, hat erstmal nur er selber Zugriff auf dieses Dokument.
- Wenn das Dokument mit einem Datensatz verknüpft wird, aktiviert sich automatisch das Archivrecht und jeder andere Benutzer
hat nun Zugriff auf dieses Dokument. Zu finden ist das Dokument für die anderen Benutzer mit einem grünen Status im Datensatz und in der globalen Ablage am Tag der Erstellung. (Im Einzelfall lässt sich natürlich auch ein verknüpftes Dokument manuell wieder entarchivieren)
- Um das Dokument anderen ausgewählten Benutzern mit eigenem roten Status auf die Welcomeseite zur Bearbeitung zu bringen, kann das Dokument globalisiert werden.
