Standardkonfiguration DMS: Unterschied zwischen den Versionen
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* Unter [[Recht veröffentlichte Dokumente zu sehen|Veröffentlichen]] bekommt jetzt JEDER Benutzer Archivrecht auf alle Ablagen der anderen Benutzer. | |||
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* Wenn das Dokument mit einem Datensatz verknüpft wird, aktiviert sich automatisch das [[Recht veröffentlichte Dokumente zu sehen]] und jeder andere Benutzer | |||
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* Um das Dokument anderen ausgewählten Benutzern mit eigenem roten Status auf die Welcomeseite zur Bearbeitung zu bringen, kann das Dokument [[delegieren|delegiert]] werden. | |||
[[Datei:Hinweis.png]] Wenn man mehreren Benutzern Zugriff auf dieselbe reale Ablage gibt, bekommt jeder der Benutzer einen eigenen roten Status für das Dokument, d.h. jeder Benutzer muss das Dokument bearbeiten b.z.w. auf grün klicken. Daher sollte man dies möglichst vermeiden, da in der Regel ein Dokument immer nur von einem Benutzer bearbeitet werden muss. | |||
[[Datei:Hinweis.png]] Häufigster Fehler beim Anlegen von Ablagen ist es über die Ablagenstruktur thematische Ordner zu bilden und Dokumente darüber zu kategorisieren. ( Ablagen wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine machen keinen Sinn ) Eine Kategorisierung sollte man ausschliesslich über Datensätze abbilden. Hierfür eignen sich z.B. Objektdatensätze. | |||
Aktuelle Version vom 14. April 2020, 09:54 Uhr
Häufig wird die Frage gestellt wie man das Dokumentemanagment in infra-struktur am besten administriert und nutzt. Daher hier eine kurze Beschreibung einer Standardkonfiguration und deren Auswirkungen.
Folgende Schritte sind in der Administration zu machen:
- es wird genau EINE globale Ablage angelegt. (Ablage anlegen)
- jeder Benutzer bekommt eine eigene reale Ablage( kein Haken bei "virtuelle Ablage"). Jede dieser persönlichen Ablagen
wird mit der globalen Ablage verknüpft.(Ablage anlegen)
- Unter Benutzer zu Ablage bekommt jetzt jeder Benutzer Zugriff auf seine eigene Ablage und auf die globale Ablage.
- Unter Veröffentlichen bekommt jetzt JEDER Benutzer Archivrecht auf alle Ablagen der anderen Benutzer.
Ergebnis:
- Wenn ein Benutzer ein neues Dokument einstellt, hat erst einmal nur er selber Zugriff auf dieses Dokument.
- Wenn das Dokument mit einem Datensatz verknüpft wird, aktiviert sich automatisch das Recht veröffentlichte Dokumente zu sehen und jeder andere Benutzer
hat nun Zugriff auf dieses Dokument. Zu finden ist das Dokument für die anderen Benutzer mit einem grünen Status im Datensatz und in der globalen Ablage am Tag der Erstellung. (Im Einzelfall lässt sich natürlich das Recht auf ein verknüpftes Dokument manuell wieder nehmen)
- Um das Dokument anderen ausgewählten Benutzern mit eigenem roten Status auf die Welcomeseite zur Bearbeitung zu bringen, kann das Dokument delegiert werden.
Wenn man mehreren Benutzern Zugriff auf dieselbe reale Ablage gibt, bekommt jeder der Benutzer einen eigenen roten Status für das Dokument, d.h. jeder Benutzer muss das Dokument bearbeiten b.z.w. auf grün klicken. Daher sollte man dies möglichst vermeiden, da in der Regel ein Dokument immer nur von einem Benutzer bearbeitet werden muss.
Häufigster Fehler beim Anlegen von Ablagen ist es über die Ablagenstruktur thematische Ordner zu bilden und Dokumente darüber zu kategorisieren. ( Ablagen wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine machen keinen Sinn ) Eine Kategorisierung sollte man ausschliesslich über Datensätze abbilden. Hierfür eignen sich z.B. Objektdatensätze.
